Gestion des notes de frais : bien choisir la solution adaptée

Le logiciel de gestion des dépenses est un marché en pleine croissance offrant de nombreuses fonctionnalités. De nombreuses entreprises ont déjà reconnu les avantages d’organiser et de gérer leurs dépenses en ligne. Cependant, choisir un logiciel de suivi des dépenses en ligne n’est certainement pas si facile. Voilà quelques conseils qui vous aideront à choisir le bon.

Sachez vos réels objectifs

Commencez par la fin en définissant ce que vous voulez réellement atteindre avant d’utiliser un logiciel note de frais ? Il est important de bien comprendre où vous allez afin de pouvoir choisir le bon outil pour vos besoins. Vos employés passent peut-être trop de temps à déclarer leurs dépenses ou le service financier ne peut plus suivre tous les documents entrants. Peut-être avez-vous entendu parler des avantages d’un système numérique et souhaitez-vous passer à une solution SaaS ? Quelle que soit votre intention, assurez-vous que tout soit clair pour pouvoir passer à l’étape suivante.

Définir les fonctionnalités dont vous avez besoin

En fonction de vos objectifs, examinez de près les différentes options disponibles. Celles-ci pouvant varier considérablement. Par conséquent, assurez-vous de bien comparer celles qui vous intéressent le plus. Vous devrez également prendre en compte l’interface utilisateur du logiciel, surtout si vous souhaitez introduire une Data Management Platform accessible à tous. Certaines de ces solutions big Data sont mal conçues et peu conviviales, ce qui rend leur manipulation difficile. Vous ne devez pas oublier qu’il faut également travailler étroitement avec votre organisation. C’est à dire que lorsque vous apportez des modifications organisationnelles ayant une incidence sur le mode de travail de vos employés, il est important de garder à l’esprit l’ampleur de l’opération. Vous devez également prendre en compte celles des autres au moment de choisir le programme de gestion des notes de frais. Une bonne façon de travailler consiste à appliquer les règles d’approbation par comité. Choisissez quelques personnes de chaque département qui devront gérer les changements.

Considérez le niveau d’assistance dont vous avez besoin

Si, jusqu’à récemment, votre équipe conservait des reçus physiques et les agrafait dans des formulaires de notes de frais, le passage à un système numérique pourrait être très excitant mais aussi cela pourrait être hésitant. Cependant, le fait d’apprendre à utiliser un nouvel outil peut également poser de nombreux problèmes à certains de vos employés. Pour éviter ce genre de souci, il suffit de contrôler les frais avec le logiciel de notes de frais de kammi.

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